使用 Zoom视频会议规划学术会议的 5 个技巧

在一个已经变得更加虚拟的世界中，各种各样的会议都在为虚拟环境中举行，这包括学术会议。

虽然学术活动策划者擅长在实体环境中举办会议，但许多人不得不迅速改变他们的方法，采用新的实践和流程来规划虚拟环境中的学术会议。

这是一个转变，许多人成功地在虚拟环境中与演讲者、参展商、与会者和其他人进行线上沟通。

今年 8 月，专业会议管理协会（PCMA）问其会员:“你认为在过去 6 个月里你最大的成就是什么？”总的来说，“参与者最常提到的成就是他们转向虚拟活动的能力——从远程课堂到大型会议，再到国际贸易展览。”

由于面对面的聚会已经不可能了，他们不得不这样做。在过去的几个月里，各种各样的虚拟会议吸引了各种各样的观众。学术界也参与了这一转变，迅速转向虚拟，使他们能够在疫情期间继续与关键受众联系。

那么，如何在 zoom 或其他数字平台上策划学术会议呢？活动策划者在过去几个月里收集了许多最佳实践，以使他们的虚拟会议具有吸引力和令人难忘。

虚拟会议最佳实践

活动策划者分享了他们在大流行期间发现和采用的一些最佳做法——即使在疫情消退、亲自参加活动再次成为常态后，他们仍将继续使用这些做法。

1、计划和准备

“预先规划和准备工作是两个最重要的因素，”Sample 说。她说，当与你所在组织之外的演讲者或组织合作时，尤其如此。“你要确保他们为你提供所有的资产——从市场营销、演示文稿、照片等，让你有足够的时间构建展会并进行营销。”

潘可对此表示赞同，并强调了排练的重要性。“除非你已经和这个演讲者做过两次或两次以上的演讲，否则一定要在演讲前 3 到 7 天进行一次彩排。”此外，她强调了测试一切的重要性。“确保你熟悉你所使用的每一个技术元素。事先尝试一下所有的技术。”

2、充分利用 Zoom 的功能

桑普尔表示，即使在实际活动中不使用 Zoom，她也会建议在“彩排、培训课程和与参与活动的演讲者”使用 Zoom。

3、仔细评估任何潜在技术

Sample 还建议仔细检查你正在为你的活动考虑的任何平台，确保它能满足你的需求。她还补充道:“与每一位参与活动的人会面，了解平台的工作方式、他们的角色以及如果遇到 IT 问题他们能做什么。”

Zoom 当然是一个首选平台。“这看起来很简单，但 Zoom 是虚拟会议和网络研讨会的最佳选择，”Panker 说。“它价格实惠，使用方便，一旦你知道了控制和设置，就很容易掌握。”

Zoom 增强了为 Class 提供的教育环境设计的实用功能，可以帮助学术会议策划者呈现虚拟会议，让他们、他们的演讲者和与会者都不用担心。

4、实时呈现

卡梅尔山护理学院（Mount Carmel College of Nursing）副教授米里亚姆·鲍尔斯-阿博特（Miriam Bowers-Abbott）说，虽然技术可以预先录制演讲和讲座，并在现场活动中展示，但这种异步演示无法像现场参与一样吸引观众。

Bower-Abbott 说，在大流行期间，许多会议改用远程格式，但要求演讲者预先录制他们的演示。她说:“这种预先录制的方式扼杀了观众的参与和参与。”此外，她还指出:“这排除了演示过程中任何形式的投票或活动。”

5、不要忽视后续工作的价值

最后，潘可建议，不要认为会议结束后你的工作就完成了。她说:“后续工作要有创意。”“我们采用的一些非常有效的元素是，只有 24 小时过期的参与者才能享受产品折扣，即将到来的虚拟活动的注册链接，以及强烈呼吁在 24 小时内采取行动的电子邮件活动。”

即使在虚拟会议开始让位给更多的面对面活动之后，疫情期间的经验教训确保了在一定程度上规划学术会议仍将在广泛的职业中发挥作用。

事实上，一项对 900 名《自然》读者的调查表明:“在经历了一年的在线研究报告之后，大多数受访者（74%）认为科学会议应该继续是虚拟的，或者在疫情结束后有虚拟的组成部分。”受访者指出，“从世界任何地方参加都很容易，这是一项主要的福利。”